Praxistipp

Mehraufwände und Überleistung vermeiden: Wie du dafür sorgst, im Zeit- und Budgetplan zu bleiben

Wer regelmäßig in Zeit- und Budgetnot gerät, braucht vor allem Klarheit! | Foto: Eshoots.com on Unsplash

Hier noch ein bisschen nachbessern, dort etwas mehr als nötig: Im Arbeitsalltag neigen Viele dazu, mehr zu leisten, als verabredet ist – aus eigenem Qualitätsanspruch heraus oder aus falsch verstandener Dienstleistungsmentalität gegenüber Förder*innen etwa. Das lässt sich vermeiden.

Mal etwas mehr leisten als vereinbart ist völlig normal und nachvollziehbar. Wenn aber regelmäßig am Ende der Ressourcen noch viel Projekt übrig ist, Zeiten grundsätzlich nicht eingehalten werden oder Projekte kein Ende nehmen, gilt es gegenzusteuern.

1. Sorge für einen klaren Arbeitsrahmen!

Kläre die Anforderungen. Je genauer du weißt, was deine Aufgabe ist, desto zielgerichteter kannst du arbeiten.

  • Welche Ziele verfolgt das Projekt? Was muss am Ende vorliegen, was konkret sollst du erarbeiten
  • Welche Erfolgskennzahlen solltest du vorher kennen, an denen du hinterher bemessen wirst? Was sind die Minimalanforderungen, was Maximalforderungen? (Falls du mit "Zahlen" haderst, haben wir hier Tipps aufgeschrieben, wie du dich KPIs, Datensalat und Kenngrößen nähern kannst ...)
  • Welche Priorität hat das Projekt: Ist es zeitkritisch oder nice to have?
  • Welches Präzisionslevel ist erforderlich: Muss es fehlerfrei sein oder reicht eine Grobskizze? Entwickelst du ein Einmalprodukt für zwischendrin oder eines, das einen Standard für die weitere Zukunft setzt?
  • Baue einen Puffer ein: Kein Projekt läuft schnurgerade durch. Ziehe deshalb am Anfang 20 Prozent der verfügbaren Ressourcen ab, diesen dienen als Puffer. Diese 20 Prozent bleiben so lange wie möglich unangetastet, idealerweise bis nach Projektabschluss. Dann hast du nämlich schon mal etwas Spielraum für das nächste Projekt.
  • Prüfe regelmäßig die Aufwände: Bist du noch im Plan? Oder schon drüber? Sind Aufwand und Ertrag angemessen ... a) für Dich und b) für andere?
  • Bei Kooperationen: Kennst du die Erwartungen der Partner*innen? Sind diese mit den Interessen deiner Organisation in Theorie und Praxis (!) vereinbar? An welchen Stellen sind qualitative bzw. quantitative Kompromisse nötig?

2. Hol' Dir Feedback ein, aber gezielt!

Überlege genau, wen du wann auf welche Weise einbindest.

  • Bitte andere zu einzelnen Aspekten um ihre Meinung. Vermeide grundlegendes Feedback zum großen Ganzen, sonst wird im Urschleim gerührt und du bist hinterher verwirrter als vorher. 
  • Überlege gut, wen du um Feedback bittest. Wer soll und wer muss eingebunden sein? Ist es hilfreicher, jemanden vom Fach zu befragen oder hilft eher der Blick einer unbeteiligten Person?
  • Wann brauchst du Sparring? Schon zu Beginn oder eher zwischendrin (und dann womöglich immer mal wieder)? Erstelle dir einen Plan, wann wer eingebunden wird und kläre, ob die Personen dann auch Zeit haben (und nicht vielleicht gerade im Urlaub sind).
  • Setz' eher eine anstatt drei Feedbackrunden an. Vermeide es, um Details zu feilschen. Verweise in festgefahrenen Diskussionen aufs big picture.
  • Liefere erste Arbeitsversionen (Konzepte, Programmideen, Projektskizzen) schon, wenn sie zu 50 Prozent fertig sind. Feedback bereits im Frühstadium einzuholen, vermeidet Frustration und erleichtert ein frühzeitiges Gegensteuern.
  • Frage dich stets: Brauche ich wirklich und ganz ehrlich Feedback? Geht es mir wirklich um inhaltliche Fragen oder dient das Sparring vor allem dazu, mich emotional abzusichern, weil ich unsicher bin oder Sorge vor zu viel Verantwortung oder einer Fehlentscheidung habe? (Das wäre keinesfalls schlimm, es hilft nur, sich vorab darüber klar zu sein, wofür das Feedback dient.)
  • Reflektiere nach Projektende: Was lief gut, was nicht? Sind Muster erkennbar? Welche Learnings lassen sich für weitere Projekte adaptieren?

3. Sorge für persönliche Klarheit!

Unsicher zu sein, ist ein völlig normaler Zustand. Da Unsicherheit aber nicht von allein verschwindet, ist es wichtig, dass du über deine Unsicherheit redest. Außerdem hilft es, zu wissen, woher deine Unsicherheit rührt:

  • Kennst du die Erwartungen und/oder den Projektrahmen nicht? Dann zurück zu 1.), siehe oben, kläre den Rahmen, innerhalb dessen du agierst!
  • Bist du zufrieden oder haderst du mit Ansprüchen? Ist das dein ganz persönlicher Perfektionismus oder tragen andere Erwartungen an dich heran?

    Wenn Perfektionismus: Wie würde ein*e Kolleg*in deine Arbeit einschätzen? Würde sie deine Bedenken teilen oder sie eher als Perfektionismus abtun?
    Wenn andere: Vermutest du, dass andere unzufrieden sind oder weißt du es sicher?
  • Wie sehen vergleichbare Produkte von Kolleg*innen bzw. anderen Anbieter*innen aus? Könnten diese einen Maßstab bilden?
  • Wie weit befindet sich deine aktuelle Arbeit bereits über dem Durchschnitt? Hast du überlegt, an welcher Stelle du 120 Prozent geben möchtest und an welcher 80 Prozent?
  • Wie sähe das Ergebnis aus, wenn es erste Sahne wäre oder aber richtig schlecht? Überlege dabei: Wann gab es zuletzt Kritik an der Qualität deiner Arbeit? Hast du die Aspekte, die kritisiert wurden, verbessert?
  • Setze dir kurze Fristen: Auch Schnellschüsse können zu brauchbaren Ergebnissen führen. (Wenn du 2 Wochen Zeit hast, steckst du womöglich auch 2 Wochen Arbeit rein – ohne adäquate Verbesserung der Produktqualität.)

4. Nutze das magische Dreieck!

Das magische Dreieck definiert, welcher Aspekt handlungsleitend ist: Drängt die Zeit? Ist die Qualität entscheidend? Steht nur wenig Budget bereit? Oder etwas ganz anderes? Das magische Dreieck hilft dabei, die relevanten Aspekte zu priorisieren. Dabei gilt, dass immer nur ein Aspekt zentral sein kann. Die anderen sind nachgeordnet.

Wichtig ist es, diesen Aspekt innerhalb des Projektteams gemeinsam zu priorisieren, gegebenenfalls auch mit externen Projektpartner*innen. Wenn nämlich jeder für sich allein priorisiert oder eine Priorisierung auf Basis vermeintlicher Einigkeit ("ist ja eh allen klar") getroffen wird, kann das zu erheblichen Problemen führen, wenn sich am Ende herausstellt, dass jeder einen anderen Aspekt für besonders wichtig befindet.

Nicht zuletzt kommt es darauf an, die Priorisierung auch durchzuhalten oder aber sie neu zu verhandeln. Gerät die Priorisierung in Vergessenheit oder wird sie im Wochenwechsel neu definiert, geschieht das Unvermeidliche: Zeit, Budget und Qualität werden als gleichermaßen erachtet, und wenn alles gleich wichtig ist, ist nichts wichtig. Spätestens dann sind Mehraufwände vorprogrammiert ...

Anmeldung deaktiviert

Weil du die Cookies auf dieser Seite deaktiviert hast, können wir dir die Anmeldung zum Newsletter leider nicht anzeigen. Erlaube alle Cookies, um dich anzumelden. Informationen und Widerspruchsoptionen findest du unter »Einsatz von Cookies« in der Datenschutzerklärung.