Praxistipp

Sicher ist sicher! – Risiken einschätzen und bewerten

Im Projektalltag müssen wir ständig mit Risiken umgehen. Deswegen ist es sinnvoll, frühzeit zu verstehen, welche Risiken eigentlich lauern. | Unsplash, Michał Parzuchowski

Ein Vorhaben oder eine Projektidee kann auf den ersten Blick trivial wirken, in der Umsetzung dann aber erhebliche Schwierigkeiten bereiten. Wir geben Tipps, wie du dich schon frühzeitig auf alle Eventualitäten vorbereiten kannst.

Und wenn was schiefgeht?

Gerade bei umfangreicheren Vorhaben ist es gut, sich bereits vorab Gedanken darüber zu machen, wie typische Fehler verhindert werden können. Umso besser, wenn du bereits zu Beginn eines Vorhabens eine Vorstellung hast, womit du plötzlich auftretenden Schwierigkeiten richtig begegnen kannst. Mit ein wenig Vorbereitung lassen sich mögliche Risiken und Hindernisse herausfinden, um dich für das geplante Projekt zu wappnen.

Eine einfache Risikobetrachtung in drei Schritten ist auf jeden Fall besser als ein Blindflug, der schlimmstenfalls im Chaos enden kann.

Viele Köche verderben den Brei

Das Sprichwort bringt es auf den Punkt: Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto schwieriger ist es ...

  • sich mit allen darüber abzustimmen, wer wann was tun muss  
  • den Überblick zu behalten, was gerade passiert, oder 
  • die Fäden zusammenzuhalten, um sich nicht zu verfransen.

Und das ist nicht die einzige Herausforderung, die sich ergibt, wenn du eine gute Idee in die Praxis umsetzen möchtest.

Für die hier vorgestellte Risikobetrachtung ist tatsächlich kein großer Aufwand nötig, wenn du die folgenden Schritte beherzigst.

Schritt 1: Trage alle wichtigen Fakten zusammen

Um Risiken adäquat einschätzen zu können, musst du zunächst verstehen, an welchen Stellen Risiken überhaupt entstehen können.

Trage also im ersten Schritt alle Informationen zusammen, die das Projekt beschreiben: Notiere Ziele, Meilensteine, Namen der Beteiligten, einzelne Inhalte des Projektes.

Beispiel: Du möchtest mit einigen Mitstreiter*innen im Sommer einen Aktionstag veranstalten. Euer Ziel ist es, Asthma-Patient*innen bei Fragen zu Diagnose und Therapie zu beraten. Hierfür plant ihr einen Aktionstag mit abwechslungsreichem Programm, in Zusammenarbeit mit einer örtlichen Krankenkasse.

Existiert eine Projektskizze, so ist in dieser bereits alles, was du brauchst, schriftlich festgehalten.

Hast du keine Projektskizze, beantworte die folgenden Fragen, am besten schriftlich:

  • Wer ist alles am Projekt direkt beteiligt? – Das kann dein eigenes Team sein, eine andere Organisationen, Unternehmen, kommunale Einrichtungen, freiwillige (ehrenamtliche) Helfer, Selbsthilfegruppen, medizinische Einrichtungen der Region und so weiter.

    Im Beispiel wäre das die regionale AOK, eine Selbsthilfegruppe, die du leitest, der Verband, dem diese Gruppe angehört sowie du und deine fünf Mitstreiter*innen.
  • Wer unterstützt das Vorhaben personell und finanziell? – Das ist möglicherweise nur deine eigene Organisation, vielleicht aber auch Förder-Partner*innen, externe Geldgeber und Sponsor*innen, Behörden, Institutionen.

    Im Beispiel könnte das eine frühzeitig beantragte Förderung aus einem regionalen Fördertopf für Selbsthilfegruppen sein, eine Unterstützung mit Sachmitteln durch den Verband (Flyer, Broschüren, sowie ein finanzieller Zuschuss) und die AOK, die Räumlichkeiten und Personal für den Aktionstag bereitstellt.
  • Wie viele Personen arbeiten zusammen, um das Vorhaben umzusetzen (und wo sind diese angesiedelt)?

    Im Beispiel du selbst, die fünf Personen aus der Selbsthilfegruppe (ehrenamtlich) sowie ein Ansprechpartner der AOK.
  • Von welchen Gegebenheiten bzw. von wem ist die Umsetzung der Idee abhängig? – Dazu zählt die Zustimmung bzw. Genehmigung von Behörden, etwa bei einer Freiluft-Veranstaltung, die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten, oder auch die Abhängigkeiten von Lieferantinnen oder Projektpartnern, die einen wichtigen Beitrag leisten.

    Im Beispiel ist das der zugehörige Verband, die AOK und die regionalen Medien, die das Event ankündigen und bekanntmachen sollen.
  • Welcher Zeitrahmen wird angesetzt? – Zeitrahmen meint die Laufzeit, bis wann das Vorhaben abgeschlossen sein soll – also die Zeitspanne vom Projektauftakt bis zum Ende einer Veranstaltung. Vielleicht gibt es auch mehrere Umsetzungsschritte, die aufeinander aufbauen – dann sind die jeweiligen Etappen-Zeiträume bis zur Zielerreichung die Antwort.

    Im Beispiel beginnt die Planung im September des Vorjahres, der Termin der Veranstaltung selbst ist Ende April – also sieben Monate zwischen Auftakt und Aktionstag.
  • Wie stehts um die Finanzen? – Damit ist gemeint, wie viel etwa Sponsorinnen oder Förderer bereitstellen und welche Mittel ihr selbst einbringt. Wird es ein festes Budget für das Projekt geben? Welche Kosten stehen im Raum? In wessen Verantwortung liegt es, Gelder zu verwalten, freizugeben, abzurechnen? Wer muss später Rechenschaft ablegen? 

    Im Beispiel setzt sich das Budget zusammen aus der beantragten Fördersumme und einem festen Zuschuss des Verbandes. Die Förderin erwartet eine Abrechnung mit Mittelverwendungsnachweisen.

Fällt dir noch etwas anderes Wichtiges ein, das zum Projekt gehört, nimm es mit auf. Notiere dir, welche Informationen noch ungeklärt sind und dringend gebraucht werden – denn auch ein Informationsdefizit kann ein Risiko sein!

Hast du alle wichtigen Informationen beisammen, geht es in die nächste Runde:

Schritt 2: Identifiziere etwaige Risiken

Mit Sicherheit hast du bereits im ersten Schritt schon einige Risikofaktoren entdeckt, die du anfangs nicht auf dem Schirm hattest.

Im zweiten Schritt besprecht ihr gemeinsam im Team, was möglicherweise nicht ganz so glatt laufen könnte wie geplant und an welchen Stellen Stolperfallen lauern. Der Austausch mit anderen Beteiligten ist zu diesem Zeitpunkt besonders wichtig, weil verschiedene Blickwinkel auch mehr potenzielle Risiken identifizieren. 5-7 Personen aus verschiedenen Zustndigkeitsbereichen sollten ausreichen. 

Ein Brainstorming zu Beginn kann sehr aufschlussreich sein, denn jede*r bringt eine eigene und wertvolle ­Sicht der Dinge mit: Die eine achtet mehr auf Terminfragen, der andere eher zwischenmenschliche Konflikte, die entstehen können, und technisch orientierte Personen sehen die fachlich-inhaltlichen Herausforderungen.

Wichtig dabei ist, dass ihr strukturiert vorgeht und euch wirklich auf die Risiken konzentriert, und weniger auf das, was auch noch irgendwie irgendwann mal geklärt werden sollte. Unter Umständen hilft euch dabei der Action Learning Cycle, den wir hier beschreiben.

Zu Beginn stellst du die Daten aus Schritt 1 – also im Grunde die Projektidee – allen Beteiligten kurz vor.

Die ersten Fragen, die ihr daran anknüpfend gemeinsam beantworten sollt, lauten:

  • Worauf sollten wir besonders achten? Welche Eckpunkte sind entscheidend, welche Schnittstellen besonders fragil oder sensibel?    
  • Haben wir Bauchschmerzen bei einem bestimmten Thema oder Sachverhalt?  
  • Was darf auf gar keinen Fall passieren? Was wäre der worst case?
  • Welche Umstände verkomplizieren den Projektablauf unnötig?
  • Welche Ziele sind besonders wichtig für den Projekterfolg und welche davon bergen Risiken?

Auf diese Weise kommen Erfahrungen und Befürchtungen zur Sprache. Jede Meinung zählt! Denn zunächst mal kommt es darauf an, alle Informationen, Ansichten, Ängste und Annahmen zu sammeln.

Um danach strukturierter vorzugehen, arbeitet ihr diese Frageliste der Reihe nach ab:

  • Mitarbeiter*innen im Projekt: Haben wir genügend Ressourcen? Können wir selbst über wichtige Themen entscheiden – oder sind wir von jemanden abhängig? Haben wir genügend Zeit für die Aufgaben? Können wir das, was wir für die Umsetzung brauchen, selbst stemmen? Was geschieht, wenn Schlüsselpersonen ausfallen oder es zu viele andere Aufgaben nebenbei gibt? 
  • Unterstützer*innen und Projektbeteiligte (auch indirekt Beteiligte): Wie viele Organisationen und Personen sind beteiligt? Gibt es untereinander Abhängigkeiten, die berücksichtigt sein sollten? (Achtung: Abhängigkeiten erhöhen die Komplexität eines Vorhabens teils enorm!) Könnt ihr die Koordination alleine stemmen? Kann jemand querschießen oder ein Veto einlegen, wenn Bedenken auftreten?
  • Finanzielle Mittel: Können wir schätzen oder berechnen, wie viel Geld wir benötigen? Reicht das Budget realistisch aus? Gibt es einen Puffer für Unvorhergesehenes? Kann es sein, dass der Geldhahn zugedreht wird? Liegt die Entscheidung über die Finanzen bei uns selbst? Was kann zu finanziellem Mehraufwand führen? Was passiert, wenn wir mehr brauchen als gedacht? 
  • Termine: Wer oder was kann Verzögerungen verursachen – müssen Zuschüsse beantragt, Genehmigungen eingeholt werden etc.? Ist der Zeitrahmen realistisch? Können wir das überhaupt sicher abschätzen? Kennen alle Beteiligten die Timeline und Etappentermine?

Vorsicht, die Fülle der Fragen und Antworten bieten die Gefahr, sich schnell zu verzetteln: Versucht also, nicht über jedes nur irgendwie denkbare Risiko im Detail zu sprechen, sondern ein, zwei zentrale Risiken einzukreisen und aus diesen heraus weitere zu identifizieren. Es geht in erster Linie darum, herauszufinden was theoretisch alles passieren könnte.

Empfehlenswert ist es, eine strukturierte Liste aller Risiken zu erstellen – die sich dann im weiteren Projektverlauf jederzeit prüfen lässt.

Schritt 3: Betrachtet nur die realistischen Risiken

Jetzt wird es spannend, denn nun kommt es auf eure Einschätzung an. In diesem Schritt trennt sich die Spreu vom Weizen: Betrachtet jedes Risiko einzeln und filtert die realistischen Risiken heraus. Der mögliche Absturz eines Asteroiden ist nicht anzunehmen, dass euch unterwegs das Geld ausgeht, ist deutlich wahrscheinlicher. Die weniger wichtigen Risiken können bei dieser ersten Risikobetrachtung beiseite gelegt werden.

Für die offenkundigen Fälle lohnt sich die folgende genaue Betrachtung:

  • Was sind mögliche Ursachen, dass es schieflaufen kann? Was könnten wir vorsorglich unternehmen?

    Im Beispiel mit dem Aktionstag ist eines der Risiken, dass aufgrund parallel stattfindender Konkurrenzveranstaltungen zu wenige Besucher*innen kommen könnten. Eine präventive Maßnahme könnte sein, den Veranstaltungskalender zu prüfen und den Termin in eine günstigere Zeit zu legen.
  • Für welche Risiken benötigen wir einen Plan B – zum Beispiel ein zweiter Lieferant, falls der Wunschkandidat ausfällt oder ausgebucht ist?

    Im Beispiel steht ein Ersatzreferent aus dem eigenen Team bereit, falls einer der angefragten Referent*innen kurzfristig absagen sollte.
  • Welche Kontrollpunkte sollten wir einbauen, um Schwierigkeiten frühzeitig entdecken zu können? – Etwa eine detaillierte Aufgabenliste, regelmäßige Statusbesprechung, monatliche Budgetkontrolle etc.

    Im Beispiel sind regelmäßige Treffen des Projektteams angesetzt, um die Fortschritte und den Status zu besprechen – zunächst einmal im Monat, in den letzten beiden Monaten dann wöchentlich.

Risiken betrachten schweißt zusammen

Mit den gewonnenen Erkenntnissen habt ihr einen wichtige Hürde bei der Planung eures Vorhabens genommen. Positiver Nebeneffekt: die Beteiligten bringen sich mit all Ihren Erwartungen, Bedenken oder Ängsten ein – das ist nicht nur wichtig für die Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Erfolgsschancen der Projektidee.

Ein Tipp zum Schluss: Ändern sich die Rahmenbedingungen für euer Vorhaben, setzt einfach eine neue Risikobetrachtung an und berücksichtigt, wie sich die Änderungen auf das  Projekt auswirken.  

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