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Mitarbeiter*innen gesucht? Diese Beschäftigungsmodelle gibt es

Viele Non-Profits beschäftigen Mitarbeiter*innen in Teilzeit auf Stundenbasis | Unsplash, LinkedIn Sales Solutions

Nur mit Ehrenamtlichen kommen die wenigsten Non-Profits dauerhaft weiter. Aber wer sollte mit ins Team kommen – fest angestellte oder freie Mitarbeiter*innen?

Auch wenn in Non-Profits zu Beginn oft Ehrenamtliche tätig sind, benötigen viele später einige angestellte Mitarbeitende. Hier kommt es immer auf die Größe und die Aufgabenbereiche an. Feste Mitarbeiter*innen können beispielsweise bei der Verwaltung und der Führung wichtig werden. Viele Non-Profits beschäftigen Personal gegen Entgelt. Ebenso erhalten manche Ehrenamtliche eine Vergütung.

Triftige Gründe, um einen zweiten Blick auf die typischen Beschäftigungsmodelle zu werfen – von Arbeitnehmer*in über Freelancer*in bis hin zur ehrenamtlichen Mitarbeit.

1. Fest angestellte Mitarbeiter*innen

Festangestellte in Non-Profits werden wie Mitarbeitende in nicht gemeinnützigen Betrieben behandelt. Das bedeutet, sie haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn für jede erbrachte Arbeitsstunde. Auch bei Lohnsteuer und Sozialversicherung gelten für Festangestellte im gemeinnützigen Bereich keine Besonderheiten. Relativ verbreitet ist es, in Non-Profits Mitarbeiter*innen in Teilzeit auf Stundenbasis zu beschäftigen. Auch diese können angestellt werden.

Fest angestellt bedeutet nicht, dass es sich immer um Vollzeitkräfte handelt. Wenn ihr eure Organisation noch aufbaut, benötigt ihr vielleicht eine fest angestellte Sekretärin nur für 15 Stunden in der Woche. Vielleicht kann es sich eure Organisation anfänglich nicht leisten, mehr Stunden zu entlohnen. Für Arbeitgeber*innen sind fest angestellte Kräfte im Vergleich teuer: Sie werden zu 50 Prozent an den Sozialabgaben für Arbeitnehmer*innen beteiligt. Bei der Kalkulation eines Gehalts müssen diese Kosten zu der eigentlichen Vergütung hinzuaddiert werden.

Eure Beschäftigungsstruktur könnte auch so aussehen, dass ihr einen Teil eurer Mitarbeitenden fest angestellt beschäftigt, während andere als Minijobber, freie Mitarbeiter*innen und Ehrenamtliche tätig werden.

2. Minijobber

Minijobber sind grundsätzlich fest angestellten Mitarbeitenden gleichgestellt, wenn es um den Mindestlohn und den Vergütungsanspruch aus einem Arbeitsvertrag geht. Abweichend von anderen Mitarbeiter*innen gelten hier allerdings Pauschalen bei der Sozialversicherung sowie der Lohnsteuer.

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung. Damit die Vergünstigungen für die Abzüge beim Arbeitslohn gelten, dürfen Minijobber nicht mehr als 450 Euro monatlich verdienen. Steigt der Mindestlohn gesetzlich an, verschiebt sich die Verdienstgrenze beim Minijob nach oben.

Minijobs können eine Möglichkeit sein, Menschen für eine bestimmte Stundenzahl und mit begrenztem Entgelt in eurer Organisation fest zu beschäftigen. Diese Form der Mitarbeit ist auch geeignet, wenn ihr saisonal einen höheren Bedarf an Mitarbeiter*innen habt, der zu anderen Zeiten im Jahr nicht besteht.

3. Freie Mitarbeiter*innen

Freie Mitarbeiter*innen werden nicht auf Grundlage eines Arbeitsvertrages bei euch tätig. Mit ihnen schließt ihr einen allgemeinen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag ab. Diese Mitarbeitenden sind keine Arbeitnehmer*innen, sondern sind selbstständig. Sie teilen sich ihre Zeit selbst ein und werden nicht fest in die Organisation der Arbeit in eurem Verein eingegliedert.

Die Grenzen zu Angestellten können schwierig zu ziehen sein. Vorsicht ist beispielsweise geboten, wenn ein*e freie*r Mitarbeiter*in nur für euch tätig wird. Es könnte dann zu Problemen mit dem Finanzamt kommen – Stichwort Scheinselbstständigkeit. Für einen scheinselbstständigen Freelancer müssen von Tag eins an Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden. Schaut euch deshalb genau an, wer in freier Tätigkeit für euch arbeiten möchte. Ist dieser Freelancer auch noch für andere Organisationen und Auftraggeber*innen tätig?

Verträge mit freien Mitarbeiter*innen werden häufig eher für ein zeitlich begrenztes Projekt abgeschlossen. Beispielsweise wird die Person damit beauftragt, eure IT-Struktur aufzubauen. Er oder sie ist dann nur auf dieses Projekt bezogen für euch tätig. Das Honorar – ein Stundensatz oder eine Pauschale – wird in der Regel im Vorfeld vereinbart.

4. Aufwandsentschädigung für Ehrenamtliche

Ehrenamtliche Mitarbeiter*innen erhalten keinen Arbeitslohn – das bedeutet aber nicht, dass sie unentgeltlich tätig sind. Möglich ist hier eine Aufwandsentschädigung. Die Höhe dieser Leistungen kann erheblich variieren. Mit Blick auf das Finanzamt ist bei materiellen Leistungen an ehrenamtlich Tätige immer etwas Vorsicht geboten.

Es kann schwer sein, die Grenze zwischen einer ehrenamtlichen Tätigkeit und einer Angestelltentätigkeit zu ziehen. Wenn ihr Zweifel habt, in welche Kategorie die Arbeit eines Mitglieds eurer Non-Profit oder eures Vereins eingeordnet werden sollte, könnt ihr mit dem Finanzamt darüber sprechen. So verletzt ihr keine möglichen Pflichten, weil ihr von einer Aufwandsentschädigung ausgeht, in Wirklichkeit aber Arbeitslohn zahlt. 840 EUR Aufwandsentschädigung im Jahr bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Herausforderungen von Beschäftigungsmodellen in der Praxis

  • Häufig werden Festangestellte, Minijobber, freie Mitarbeitende und Ehrenamtliche parallel beschäftigt. Es kann eine Herausforderung werden, den Überblick über die unterschiedlichen vertraglichen Grundlagen und die gesetzlichen Verpflichtungen zu behalten. Umso wichtiger ist hier eine gute Organisation.
  • Bei Arbeitnehmer*innen haben Arbeitgebende bestimmte Pflichten, wenn es um die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer geht. Ihr seid dann mit Fristen konfrontiert, die ihr einhalten müsst. Führt ihr zum Beispiel verspätet Sozialversicherungsbeiträge ab, könnt ihr euch sogar strafbar machen. Eine spezielle Lohnbuchhaltung wird notwendig. 
  • Außerdem sind Arbeitsverträge über das Arbeitsrecht stringent gesetzlich reguliert. Steht ihr noch am Anfang eurer gemeinnützigen Tätigkeit und beginnt mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden in jeder Form, kann eine Rechtsberatung hilfreich sein.
  • Vor allem empfiehlt es sich, dass die ersten Vertragsmuster für Arbeitnehmer*innen und andere Beschäftigte rechtlich geprüft sind.

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